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Ein Arbeitnehmer empfängt und versendet durchschnittlich 100 E-Mails.

Ein Arbeitnehmer empfängt und versendet durchschnittlich 100 E-Mails.© istockphoto.com/higyou

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Die Radicati Group ermittelte jüngst, dass ein Arbeitnehmer durchschnittlich 110 E-Mails bearbeitet. Viele Angestellte stehen daher vermehrt unter Stress. Doch wie findet man am besten durch die E-Mail Flut?

Erlangen. Beim Blick ins E-Mail-Fach kann es einen manchmal schon gruseln: Eine neue Nachricht nach der anderen landet im Posteingang, alte sind noch nicht beantwortet oder bereits vergessen. „Man kommt mit der Bearbeitung nicht hinterher und verliert den Überblick“, sagt Roman Soucek vom Lehrstuhl für Wirtschafts- und Sozialpsychologie der Universität Erlangen-Nürnberg, der in Unternehmen eine Untersuchung zum Thema Informationsflut durchgeführt hat. Ergebnis: Das ständige Senden und Empfangen setzt Arbeitnehmer unter Stress.

Ein Grund dafür ist die Flut an E-Mails: Das Technologie-Marktforschungsunternehmen The Radicati Group im kalifornischen Palo Alto ermittelte: Ein Arbeitnehmer empfängt und verschickt pro Tag im Durchschnitt rund 110 E-Mails. Die Zahl werde weiter steigen. Daher suchen einige Unternehmen die Lösung in einer Zero-Mail-Politik: Instant Messaging, Kommunikation im Chat oder interne soziale Netzwerke sollen die E-Post ersetzen. „Das verlagert das Problem aber nur“, sagt Gunter Meier, Sachbuchautor und Coach in Schwabach bei Nürnberg.

„Mi E-Mails umgehen können“

Es ist auch nicht nötig, denn E-Mails sind kein Teufelszeug. „Man muss nur mit ihnen umgehen können“, sagt Dagmar Friebel, Coach und Trainerin für Zeitmanagement in Münster. Die Lösung heißt Selbstorganisation: zuerst Newsletter kündigen sowie Benachrichtigungen von sozialen Netzwerken per Mail abstellen. Außerdem sollte man im E-Mail-Programm eine Struktur anlegen, um Mails zu sortieren. So empfiehlt es sich, für jedes Projekt oder jeden Hauptkunden einen Ordner anzulegen.

Prioritäten festlegen

Meier rät zudem, Arbeitsordner mit Namen wie „Bearbeiten Priorität 1“ anzulegen, in die neue Nachrichten verschoben werden, die am selben Tag zu bearbeiten sind. „Priorität 2“ bedeutet, es ist einen Tag nach Posteingang Zeit. Der Posteingang sollte aufgeräumt und in diese Ordnerstruktur einsortiert werden. Damit nicht bald wieder Chaos herrscht, muss man das Sortieren beibehalten. „Alles, was nicht binnen fünf Minuten bearbeitet werden kann, wird terminiert“, rät Friebel. Das bedeutet: die Mail in den elektronischen Terminkalender verschieben, verbunden mit einer Erinnerung, einige Tage bevor die in der Mail gewünschte Aufgabenbearbeitung beim Absender vorliegen soll. Dieser erhält am Tag des Posteingangs Antwort, bis wann die Mail bearbeitet wird. Etwa: „Sie erhalten die gewünschten Unterlagen bis kommenden Freitag um 14 Uhr.“

Inhalte einer E-Mail sind oft unklar formuliert. „Also muss man nachfragen, was wieder per Mail erfolgt“, sagt Soucek. Missverständliche Formulierungen wie „Könntest du bitte ...?“ sollten durch klare Ansagen wie „Bitte erledige folgenden Auftrag bis ...“ ersetzt werden. Je klarer, desto weniger Missverständnisse – E-Mails bieten weder Mimik noch Gestik, sondern nur Text. So kann einiges hineingelesen werden, was gar nicht gemeint ist.

Finger weg vom „cc“-Feld

Finger weg vom beliebten Feld „cc“: Zu viele Kollegen werden in Kopie gesetzt – auch die, die nur am Rande mit dem Thema zu tun haben. „So kann man im Zweifelsfall sagen: Ich habe es geschickt – ob ihr es dann lest oder nicht, ist nicht meine Sache“, erklärt Meier. Daher sei sehr genau zu überprüfen, wer die Information wirklich als Kopie benötigt. Würde man allen auch einen Brief schicken oder sie wegen des Sachverhalts anrufen? Andersherum gilt: Wer im „cc“ steht, erhält lediglich eine Information. Darauf wird nicht geantwortet.

Nur Fakten und Sachverhalte verschicken

„Man sollte sich generell die Frage stellen, ob eine Mail nötig ist oder ob man den Sachverhalt auch am Telefon oder im persönlichen Gespräch klären kann“, rät Meier. „Über eine E-Mail sollten nur Fakten und Sachverhalte, die nicht weiter zu diskutieren sind, verschickt werden“, ergänzt Soucek. „Alles, was einer Abstimmung bedarf wie Terminvereinbarungen, sollte man direkt absprechen.“

Damit man nicht ständig aus der Konzentration gerissen wird, ist es sinnvoll, die Benachrichtigungsfunktion auszuschalten, die jede neue Mail mit Geräusch oder Aufploppen auf dem Bildschirm verkündet. „Am besten sieht man nur zu festen Zeiten, die man selbst festlegt, in den Posteingang“, sagt Friebel. Das kann einmal pro Stunde oder zweimal am Tag sein, je nach Job und Aufgabe. Hilfreich sei ein Leitfaden zum Umgang mit der Bearbeitung von E-Mails in Unternehmen. „Auf jeden Fall sollte innerhalb einer Abteilung ein gemeinsames Verständnis für die E-Mail-Kommunikation herrschen“, erläutert Soucek. „Etwa eine Vereinbarung, dass eine Reaktion auf eine E-Mail nicht sofort erwartet wird.“

Alexandra Bülow


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